היומן

היומן הוא מסך העבודה המרכזי. הוא מציג 06:00 עד 22:00, עם קו אדום שמסמן את השעה הנוכחית ומתעדכן לבד.

שלוש תצוגות

• יום - עמודה לכל איש צוות. זו התצוגה לעסק עם כמה אנשי צוות באותו יום.
• שבוע - עמודה לכל יום בשבוע.
• חודש - משבצת לכל יום, בלי שעות. זו התצוגה לשאלה "מתי אני עמוס ומתי יש לי מקום".

החצים למעלה מזיזים יום, שבוע או חודש קדימה ואחורה - לפי התצוגה שנבחרה - וכפתור "היום" מחזיר להיום.

תצוגת חודש: איך קוראים אותה

בכל משבצת יש פס תפוסה קטן ומספר התורים של אותו יום. ככל שהמשבצת צבועה חזק יותר, כך היום עמוס יותר:

• פנוי - יש שעות עבודה ואין עדיין אף תור.
• חלקית - חלק מהיום תפוס.
• עמוס - כמעט כל שעות העבודה כבר תפוסות.
• סגור (פסים אלכסוניים) - אין שעות עבודה ביום הזה, או שיש חופשה שמכסה אותו.

התפוסה מחושבת מול שעות העבודה הקבועות של הצוות, לא מול היממה - יום עבודה של ארבע שעות שתפוס לגמרי יסומן כעמוס.

שעות חסומות לא הופכות יום לעמוס. חסימה, חופשה של חלק מהיום או הפסקה שהוארכה ביום מסוים לא נספרות כתורים ולא מקטינות את היום בחישוב: הן מוצגות בפס התפוסה כחלק מפוספס, ובצד כתוב כמה שעות חסומות. יום עם שני תורים ושש שעות חסומות יסומן לכן כתפוס חלקית, לא כעמוס. איש צוות שבחופשה כל היום יוצא מהחישוב של אותו יום, כי הוא לא עובד בו.

תור שנקבע ביום בלי שעות עבודה מופיע במשבצת עם מספר התורים, בלי המילה "עמוס", ובצד כתוב שהוא מחוץ לשעות העבודה.

לחיצה על יום פותחת את רשימת התורים שלו בצד, ומשם אפשר לפתוח תור חדש או לעבור לתצוגת היום המלאה.

כפתור ה־+ (תור חדש)

הכפתור העגול + בפינת המסך (בטלפון - מעל סרגל הלשוניות) פותח חלון אחד, "תור חדש", ובראשו בוחרים מה מוסיפים:

• תור רגיל - תור ללקוח. הפירוט: קביעה ועריכה של תור.
• תור קבוע - סדרה שחוזרת כל שבוע או שבועיים. ראו תור קבוע.
• מפגש - מפגש בודד של שיעור קבוצתי (סדנה, שיעור השלמה, מפגש נוסף). השיעור עצמו והלוח השבועי שלו נפתחים ומנוהלים בשירותים - אם עוד אין שיעור בעסק, המצב הזה יסביר זאת ויוביל לשם.
• חסימה - הפסקה או ימי חופשה לאיש צוות, בלי לצאת מהיומן. ראו ימי חופשה וחסימות. המצב הזה מוצג לבעל העסק בלבד.

מה הרקע מספר לכם

• רקע בהיר - שעות עבודה של אותו איש צוות.
• פס תכלת עם כוס קפה - הפסקה של איש הצוות באותו יום, עם השעות שלה. "ליום זה" מסמן הפסקה ששונתה רק ליום הזה. בתצוגת שבוע ההפסקות מוצגות כשבוחרים איש צוות אחד.
• פסים אלכסוניים - יום או שעות חופשה. חסימה של כל העסק מוצגת בכל העמודות.

שינוי הפסקה ליום אחד

יוצאים היום להפסקה מאוחר יותר, או עובדים בלי הפסקה? לחצו על ההפסקה ביומן:

• שינוי השעות - בחרו שעת התחלה (אורך ההפסקה נשמר) או שעת סיום, ולחצו "שמירה".
• "ללא הפסקה ביום הזה" - עובדים ברצף. במקום ההפסקה מופיעה מסגרת מקווקוות, ולחיצה עליה מחזירה את ההפסקה.
• "חזרה להפסקה הקבועה" - מבטל את השינוי של אותו יום.

השינוי חל רק על התאריך הזה: דף העסק מציע ללקוחות את השעות החדשות מיד, וההפסקה בשאר השבועות נשארת כמו שהיא (משנים אותה בשעות עבודה). תור שכבר קבוע בתוך ההפסקה החדשה לא זז - חלון ההפסקה מראה אותו, ואפשר להזיז אותו ביומן. אי אפשר לשנות הפסקה בתאריך שכבר עבר.

בעל העסק משנה את ההפסקה של כל אחד. איש צוות עם גישה למערכת משנה רק את ההפסקה של עצמו.

הזזה של תור

1. גררו את התור למשבצת ריקה (קפיצות של 15 דקות). בזמן הגרירה מסגרת מקווקוות מראה בדיוק איפה התור ינחת ובאיזו שעה.
2. אם יש התנגשות תוצג שאלה "יש התנגשות ביומן! לקבוע בכל זאת?" - אפשר לאשר בכוונה, למשל לתור דחוף.
3. ההזזה נשמרת מיד, והלקוח מקבל הודעת עדכון.

בלי גרירה - מהמקלדת או בטלפון: לחצו על התור ואז על "שינוי שעה", ובחרו תאריך, שעה ואיש צוות. גם מפגש של שיעור קבוצתי מזיזים כך: בוחרים תאריך, שעה ומדריך, והנרשמים מקבלים הודעה על השעה החדשה אלא אם ביטלתם זאת. שיעור שבוטל בלי נרשמים לא נשאר על הלוח; שיעור שבוטל עם נרשמים נשאר מחוק, כי מישהו קיבל על כך הודעה.

לחיצה על משבצת ריקה פותחת תור חדש עם התאריך, השעה ואיש הצוות שכבר מולאו.

החלפה בין שני לקוחות

גררו תור אל תוך תור אחר (ולא למשבצת ריקה) כדי להחליף ביניהם. הכרטיס שמתחת לסמן מודגש בזמן הגרירה, ובשחרור נפתח חלון ההחלפה. שחרור על תור שאי אפשר להחליף איתו - שיעור, תור שכבר התחיל או שהלקוח כבר הגיע אליו - מזיז את התור לשעה הזו, בדיוק כמו משבצת ריקה.

אפשר גם בלי גרירה, מהמקלדת או בטלפון: לחצו על התור ואז על "החלפה עם תור אחר". התור מסומן במסגרת ופס למעלה מבקש לבחור את התור השני. לחצו עליו (או עמדו עליו והקישו Enter), וחלון ההחלפה נפתח. "ביטול" בפס, או Escape, מבטלים את הבחירה.

בחלון אפשר לבחור לכל צד אם לבקש ממנו אישור או רק לעדכן אותו. הפירוט המלא: החלפת תורים בין לקוחות.

עבודה עם המקלדת

• תור חדש - עברו עם Tab לעמודה של יום (או של איש צוות). מסגרת מקווקוות מסמנת שעה: החצים למעלה ולמטה מזיזים אותה ברבע שעה, ועם Shift בשעה שלמה, ו-Home ו-End קופצים לתחילת היום ולסופו. Enter פותח תור חדש בשעה שבחרתם, ו-Escape מסתיר את הסימון.
• פתיחה של תור - עמדו על התור עם Tab והקישו Enter.
• הזזה - "שינוי שעה" בחלון של התור, כמו שמתואר למעלה.
• החלפה - "החלפה עם תור אחר" בחלון של התור, ואז Enter על התור השני.

שימו לב: תור שבוטל או הסתיים אינו ניתן לגרירה. איש צוות מוזמן יכול להזיז את התורים שלו בלבד, ולא להעביר תור לעמית.