חשבוניות אוטומטיות

אם אתם מפיקים ללקוחות חשבונית או קבלה אחרי כל ביקור, אפשר להפסיק לעשות את זה ביד: מחברים את תוכנת החשבוניות שכבר יש לכם, והמערכת מפיקה את המסמך בחשבון שלכם, בתוכנה שלכם אחרי כל תור שהתקיים - והלקוח מקבל קישור אליו בוואטסאפ. קבע לי תור לא נוגע בכסף ולא מנהל הנהלת חשבונות: התשלום נגבה אצלכם כרגיל, והמסמך נוצר ונשמר אצל ספק החשבוניות, בדיוק כאילו הפקתם אותו שם בעצמכם.

חיבור התוכנה

הכול בכרטיס "חשבוניות ומסמכים" בהגדרות. בוחרים את התוכנה - חשבונית ירוקה (morning), iCount, SUMIT (סאמיט) או SmartBee (סמארטבי) - ומדביקים את פרטי ה-API מהחשבון שלכם אצל הספק:

• חשבונית ירוקה - מפתח API וסוד API, מאזור ההגדרות → API בחשבון שלכם. שימו לב: גישת API זמינה שם רק במסלולים המתקדמים של חשבונית ירוקה.
• iCount - מספר החברה (cid), שם המשתמש והסיסמה של החשבון.
• SUMIT - מזהה החברה ומפתח API, מאזור המפתחים בחשבון.
• SmartBee - שלושה פרטים מסמארטבי: מזהה לקוח (clientId), סיסמת API, וטוקן החשבון (providerUserToken) שמזהה את העסק שהמסמכים יופקו בו. שימו לב שסמארטבי מגבילה את כמות המסמכים שמופקים דרך API בחודש, לפי המסלול שלכם אצלה.

לחיצה על "התחברות" - או פשוט על כפתור השמירה של המסך, שניהם שומרים - בודקת את הפרטים מול הספק לפני השמירה: פרטים שגויים לא נשמרים בכלל, כך שחיבור שמור הוא תמיד חיבור שעבד. הפרטים נשמרים מוצפנים ולעולם לא מוצגים חזרה במלואם; כפתור "בדיקת חיבור" זמין בכל רגע.

מה מופק, ומתי

אחרי החיבור מדליקים את המתג "הפקת מסמך אוטומטית אחרי כל תור" ובוחרים:

• סוג המסמך - חשבונית מס, קבלה, או חשבונית מס-קבלה (ברירת המחדל). עוסק פטור בוחר קבלה; הסכום נלקח ממחיר השירות כפי שהיה בעת קביעת התור, וחישוב המע"מ נעשה לפי הגדרות החשבון שלכם אצל הספק.
• מתי להפיק - ברירת המחדל היא "רק אחרי צ'ק-אין": מסמך מופק רק לתור שסימנתם בו הגעה בהיום שלי והסתיים. מי שלא מסמן הגעות יכול לבחור "בסיום התור" - מסמך לכל תור שהסתיים ולא בוטל, גם בלי צ'ק-אין. שימו לב שבמצב הזה גם לקוח שלא הגיע (ולא סומן כהברזה) יקבל מסמך.
• קישור בוואטסאפ - הלקוח מקבל הודעה עם מספר המסמך וקישור אליו. את הנוסח עורכים בהודעות וואטסאפ (התבנית "מסמך מס מוכן"). לקוח שהשיב "הסר" לא יקבל את ההודעה - המסמך עדיין מופק, לספרים.
• עותק במייל - אם ללקוח שמור מייל, אפשר לתת לתוכנת החשבוניות לשלוח לו עותק גם במייל, כמו שהיא יודעת.

המסמך מופק תוך דקות ספורות מסיום התור, ומופיע גם בחלון התור ביומן - תגית ירוקה עם מספר המסמך שנפתחת לצפייה בו.

מה לא מופק

• שיעורים קבוצתיים - מסמך לכל משתתף בנפרד הוא סיפור אחר, וכרגע לא מופק אוטומטית.
• תור בלי מחיר (שירות במחיר 0) - אין מה לתעד, התור מדולג. אם תקבעו מחיר לשירות תוך יום-יומיים, המסמך עוד יופק.
• היסטוריה - הדלקת המתג לא מפיקה מסמכים לתורים ישנים; רק תורים מהימים האחרונים ואילך נכנסים.
• ביטולים והברזות - תור שבוטל או סומן כהברזה לא מקבל מסמך, בשני מצבי ההפקה.

כשמשהו נכשל

מסמך שהספק סירב להפיק מופיע בפס אדום בכרטיס, עם הסיבה וכפתור "ניסיון חוזר" - למשל אחרי שמכסת המסמכים אצל הספק התחדשה. תקלה זמנית (ספק לא זמין, תקשורת) מטופלת לבד: המערכת מנסה שוב כל כמה דקות. אם החיבור עצמו נשבר - מפתח שנמחק או הרשאה שבוטלה - תופיע הודעה כתומה בכרטיס, ההפקה נעצרת עד שתעדכנו את הפרטים ותריצו בדיקת חיבור, והמסמכים שהמתינו מופקים אוטומטית ברגע שהחיבור חוזר.

שימו לב: ביטול מסמך (זיכוי) עושים בתוכנת החשבוניות עצמה - רק אתם יודעים אם כסף הוחזר בפועל. הפקה אוטומטית זמינה בכל תוכנית של קבע לי תור; מה שקובע הוא החשבון שלכם אצל ספק החשבוניות.